Piani carburante aziendali: confronto tra modelli per liberi professionisti
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Nel mondo delle aziende strutturate, il concetto di “piano carburante” è ormai consolidato: si tratta di una strategia che permette di monitorare, ottimizzare e dedurre le spese legate ai rifornimenti dei veicoli utilizzati per lavoro. Tuttavia, anche per i liberi professionisti con Partita IVA che lavorano in autonomia o con una piccola rete di collaboratori, adottare un modello simile può rappresentare un salto di qualità nella gestione economica dell’attività. E il 2025, tra rincari, nuove normative e digitalizzazione obbligata, è l’anno giusto per fare questo passo. Esistono diversi modelli di piano carburante, ognuno con vantaggi e criticità, ma tutti accomunati da un obiettivo: ridurre i costi, aumentare la trasparenza e garantire piena deducibilità fiscale.
1. Modello “a rimborso fisso mensile”
È il più semplice da adottare, ma anche il più approssimativo. Il titolare della Partita IVA stabilisce un rimborso forfettario mensile (es. 200 euro) per coprire le spese di carburante. Sebbene facile da gestire, questo sistema non è fiscalmente valido se non supportato da una documentazione dettagliata. È utile solo per uso interno o come base di partenza da affinare.
2. Modello “a report dettagliato”
Consiste nel tracciare ogni singolo rifornimento, raccogliere le fatture elettroniche e conservareuna tabella con data, luogo, importo, chilometri percorsi e destinazione. È il modello più diffuso tra i professionisti ordinari e consente la deduzione del 20% delle spese per veicoli ad uso promiscuo, fino al limite previsto dalla normativa. Se ben strutturato, questo sistema permette anche un’analisi accurata dei consumi.
3. Modello con “carta carburante digitale”
È il più moderno ed efficiente. L’utilizzo di una carta digitale come Auxilia consente di raccogliere automaticamente tutti i dati relativi ai rifornimenti, categorizzare le spese, generare report mensili e condividerli con il proprio commercialista. Questo modello è perfettamente conforme alle richieste dell’Agenzia delle Entrate, evita errori e dimenticanze, e consente un controllo intelligente sui costi reali.
4. Modello “per collaboratori”
Per i professionisti che lavorano con dipendenti o collaboratori, è possibile definire un piano carburante personalizzato per ciascuno. Le carte carburante nominative, le soglie di spesa mensili e i report associati permettono una gestione trasparente e tracciata, anche utile in caso di audit o contestazioni.
Il punto centrale è che la gestione del carburante non può più essere improvvisata. L’aumento dei costi e l’intensificazione dei controlli fiscali rendono obbligatorio un approccio più strutturato, anche per le micro-partite IVA. Integrare un piano carburante ben progettato nella propria gestione quotidiana significa:
• risparmiare tempo e denaro;
• diminuire i margini di errore e le sanzioni potenziali;
• ottenere una visione strategica dei costi di mobilità, per prendere decisioni più intelligenti su mezzi, tragitti, clienti e tariffe.
Chi gestisce in modo evoluto la propria mobilità è anche percepito come più professionale, più affidabile e più competitivo. E in un mercato in cui ogni dettaglio può fare la differenza, anche un pieno ben tracciato può essere parte della tua strategia vincente.
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Scritto dal Gruppo OverForm Group s.a.s