Come cambiano i rimborsi chilometrici: nuove soglie e normative
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Per i professionisti con Partita IVA che utilizzano la propria auto per lavoro, il rimborso chilometrico rappresenta una delle modalità più diffuse per documentare e recuperare i costi di trasferta. Tuttavia, nel 2025 il sistema dei rimborsi sta attraversando una fase di aggiornamento normativo: nuove soglie di riferimento, aggiornamenti delle tabelle ACI, cambiamenti nelle regole di deducibilità e un maggior controllo sull’effettivo utilizzo del veicolo per scopi lavorativi stanno modificando il panorama operativo. Partiamo dalla base: il rimborso chilometrico si calcola in base ai costi medi di esercizio di un determinato veicolo (marca, modello, alimentazione) così come pubblicati annualmente dall’ACI (Automobile Club d’Italia). Queste tabelle, aggiornate all’inizio di ogni anno, rappresentano il riferimento ufficiale per la determinazione dei rimborsi erogati da aziende a dipendenti o collaboratori, ma vengono spesso utilizzate anche dai liberi professionisti per definire i costi delle trasferte e delle missioni operative.
Nel 2025 le tabelle ACI sono state aggiornate tenendo conto dell’aumento dei costi di carburante, assicurazione e manutenzione. Questo ha comportato un incremento medio delle soglie rimborsabili tra il 3% e il 7% rispetto all’anno precedente, con variazioni più significative per i veicoli diesel e ibridi plug-in, categorie sempre più comuni tra i professionisti. Tuttavia, per poter applicare correttamente i nuovi valori, è fondamentale avere un tracciamento preciso dei chilometri percorsi per ragioni lavorative, separati da quelli personali. Ed è proprio questo il punto critico introdotto dalle nuove disposizioni: l’obbligo di giustificare i rimborsi in modo documentato e coerente. Non basta più indicare un totale generico a fine mese. È richiesto un sistema che consenta di dimostrare:
• la tratta percorsa
• la finalità del viaggio
• la distanza reale (con dati supportabili)
• l’effettiva connessione con l’attività professionale
Questo spinge sempre più liberi professionisti a dotarsi di strumenti digitali di rendicontazione, come app GPS o sistemi come la carta carburante digitale Auxilia, che consente di aggregare dati, associare rifornimenti a clienti o progetti specifici, e generare report automatici per uso interno o per il proprio commercialista. Un altro punto di attenzione è rappresentato dal trattamento fiscale. Per chi opera in regime ordinario, i rimborsi chilometrici sono deducibili entro i limiti previsti dalle tabelle ACI, a patto che siano correttamente documentati. Per i forfettari, invece, non sono previsti rimborsi chilometrici deducibili come tali, ma alcune regioni stanno valutando forme di forfettizzazione delle spese di trasferta in base al settore professionale e alla mobilità media dichiarata. In sintesi, il nuovo assetto normativo impone maggiore precisione ma offre anche nuove opportunità: con gli strumenti giusti e una buona organizzazione, il rimborso chilometrico può diventare non solo una forma di recupero spese, ma un elemento di pianificazione fiscale consapevole. In un mondo che chiede sempre più trasparenza e tracciabilità, chi si muove con metodo avrà sempre un passo avanti.
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Scritto dal Gruppo OverForm Group s.a.s