Emettere una fattura verso la pubblica amministrazione: quali sono le principali regole da seguire

La Legge 244 del 24 dicembre 2007 ha introdotto l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, determinando un importante cambiamento nella gestione della contabilità. L’obbligo di fatturazione elettronica PA interessa tutte le realtà della Pubblica Amministrazione. Rientrano nella categoria i seguenti soggetti:

• Ministeri
• Agenzie Fiscali.
• Enti Nazionali di Previdenza.
• Scuole.
• Università.
• Comuni.
• Regioni.
• Camere di Commercio.
• Aziende Sanitarie.
• Altre organizzazioni che fanno parte delle PA.

In conformità a quanto stabilito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, è importante notare che le entità della Pubblica Amministrazione non sono autorizzate ad accettare fatture emesse o trasmesse in formati diversi da quello elettronico XML. Questo divieto include in particolare le fatture cartacee, e di conseguenza, tali entità non possono procedere al pagamento di documenti fatturati in altri modi. È importante sottolineare che l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica non riguarda solo la Pubblica Amministrazione, ma si estende anche a tutti i soggetti che hanno una partita IVA e interagiscono con la PA. Questa regola vale anche per i contribuenti che operano sotto il regime forfettario. Pertanto, le figure coinvolte nell’emissione e nell’invio delle fatture in formato elettronico sono tre:

• Pubbliche Amministrazioni.
• Operatori Economici.
• Intermediari.

Le caratteristiche della fattura

Vediamo le caratteristiche principali che deve avere una fattura elettronica PA:

• L’unico formato ammesso è quello XML
• Esso è il solo accettato dal Sistema di Interscambio, il quale adempie ai seguenti compiti: ricezione dei file trasmessi che contengono le fatture, effettua i controlli sui file trasmessi, inoltra i file ai destinatari e alla Ragioneria Generale dello Stato.
• La fattura deve essere sempre dotata di firma digitale. Questa funge da garanzia rispetto all’autenticità e all’integrità rispetto al documento.
• L’emissione della fattura è vincolata a un codice identificativo univoco relativo al destinatario della fattura.

Codice Univoco Identificativo

Uno dei dati essenziali da inserire durante la compilazione di una fattura elettronica destinata alla Pubblica Amministrazione è il codice univoco. Questo codice univoco consiste in una sequenza alfanumerica di sei cifre, utilizzata per identificare in modo univoco l’ufficio specifico. Anche per i soggetti privati e i titolari di partita IVA è richiesto un codice univoco, ma in questo caso è composto da sette caratteri alfanumerici. Per individuare i codici univoci delle Pubbliche Amministrazioni, è possibile consultarli nell’Indice delle PA, disponibile sul portale IPA del governo. Questo sistema facilita la ricerca del codice specifico di interesse.

Altri codici da inserire in fattura

Oltre al codice univoco, ci sono altri dati essenziali il cui inserimento è obbligatorio per garantire una corretta compilazione delle fatture elettroniche, conformemente alle normative vigenti. Questi codici sono stati predisposti a livello normativo per assicurare la tracciabilità delle transazioni:

• Codice Unico di Progetto (CUP). Include 10 caratteri alfanumerici e consente di identificare in maniera univoca una gara d’appalto. Va riportato solamente quando richiesto dall’ente.
• Codice Identificativo di Gara (CIG). Include 15 caratteri alfanumerici e consente di identificare in maniera univoca un progetto di investimento della PA. È obbligatorio salvo per i casi esclusi dalla Legge 136 del 13 agosto 2010.

Split Payment

Un aspetto di particolare rilevanza da esaminare più dettagliatamente nel contesto della fatturazione elettronica destinata alla Pubblica Amministrazione è il meccanismo dello “Split Payment,” un termine d’origine anglosassone che può essere tradotto come “scissione dei pagamenti.” A causa del sistema dello “Split Payment,” le entità all’interno della Pubblica Amministrazione che agiscono come acquirenti non sono tenute a versare l’IVA al fornitore indicato nella fattura. Invece, tali importi vengono trattenuti e in seguito destinati al pagamento delle tasse. Questa pratica è adottata da tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione, sia a livello centrale che locale, compresi gli enti e le società legate ai vari ministeri. Inoltre, rientrano in questa categoria anche enti, fondazioni e società in cui la quota di partecipazione della Pubblica Amministrazione è almeno del 70%, così come le società quotate in borsa presenti nell’indice FTSE MIB. Per confermare l’applicabilità di questa normativa, è possibile consultare gli elenchi disponibili sul portale del Dipartimento delle Finanze, fornito dal governo. o Split Payment è obbligatorio anche per quanti si trovano a fatturare verso la PA, con alcune eccezioni:

• Professionisti a partita IVA con regime forfettario.
• Professionisti a partita IVA con regimi speciali.
• Professionisti con ritenuta d’acconto o d’imposta sul reddito.

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Scritto dal Team Editoriale di Auxilia (GISDATA)